Wichtige Elemente einer E-Rechnung – Was gehört hinein?

Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Rechnungsstellung und der bevorstehenden E-Rechnungspflicht in Deutschland ist es entscheidend zu wissen, welche Inhalte eine elektronische Rechnung enthalten muss, damit sie rechtskonform und maschinell lesbar ist.

Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Pflichtangaben und Strukturelemente, die laut europäischem Standard EN16931 und der deutschen E-Rechnungsverordnung erforderlich sind.

Eine gültige E-Rechnung muss folgende Informationen enthalten:

• Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsausstellers
• Rechnungsnummer (eindeutig und fortlaufend)
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum bzw. Lieferzeitpunkt
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
• Bruttobetrag der Rechnung
• Bankverbindung für die Zahlung

Der Standard EN16931 definiert, wie diese Informationen strukturiert übermittelt werden – z. B. als XRechnung oder ZUGFeRD. Die wichtigsten strukturierten Felder sind:

• <BT-1>: Invoice Number
• <BT-2>: Invoice Issue Date
• <BT-9>: Seller Name
• <BT-10>: Seller Address
• <BT-29>: VAT Breakdown
• <BT-112>: Payment Terms

Diese Felder sorgen dafür, dass Rechnungen automatisch verarbeitet werden können – etwa in ERP-Systemen oder beim Rechnungseingang in der öffentlichen Verwaltung.

Für Rechnungen an Behörden in Deutschland ist die sogenannte Leitweg-ID zwingend erforderlich. Sie ist eine eindeutige Identifikationsnummer, mit der eine Rechnung innerhalb der Verwaltung richtig zugeordnet und weitergeleitet werden kann.

• Wird vom öffentlichen Auftraggeber bereitgestellt
• Muss in einem eigenen XML-Feld übermittelt werden
• Ist verpflichtend bei E-Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen

Ohne Leitweg-ID kann die XRechnung abgelehnt werden – daher ist sie ein essenzieller Bestandteil für den Versand an öffentliche Stellen.

Neben den Pflichtfeldern können E-Rechnungen auch optionale Informationen enthalten:

• Bestellnummer (z. B. vom Auftraggeber)
• Leistungsbeschreibung auf Positionsebene
• Referenz auf Verträge, Projekte oder Kostenstellen
• PEPPOL-Identifikatoren (für den Versand über das PEPPOL-Netzwerk)
• Hinweise zu Skonto, Fälligkeit oder Mahngebühren

Solche Angaben erhöhen die Transparenz und beschleunigen die Zahlungsabwicklung.

Gültige E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden, wie z. B.:

• XRechnung (Pflicht für öffentliche Auftraggeber in Deutschland)
• ZUGFeRD 2.x (hybrides Format mit PDF und XML)
• Übertragung z. B. per PEPPOL, E-Mail mit XML-Anhang oder Plattform

Ein PDF allein reicht nicht mehr aus – es muss ein maschinenlesbares XML enthalten sein.

Die Anforderungen an eine E-Rechnung sind klar geregelt – mit XSatz behalten Sie den Überblick und erstellen konforme Rechnungen ganz ohne technisches Fachwissen.

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