E-Rechnungen visualisieren, prüfen & archivieren: Der neue Belegeingang

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und revisionssicher aufzubewahren. Doch wer schon einmal eine E-Rechnung im XML-Format (wie eine reine XRechnung) geöffnet hat, weiß: Für das menschliche Auge sind diese Dateien eine unübersichtliche Ansammlung von Tags, Codes und technischen Parametern.

Bei XSatz glauben wir, dass Technologie Ihnen Arbeit abnehmen sollte, anstatt neue Hürden aufzubauen. Deshalb haben wir den Rechnungseingang im XSatz-Dashboard grundlegend erweitert: Eingehende E-Rechnungen visualisieren, semantisch prüfen und GoBD-konform archivieren – in einem einzigen nahtlosen Workflow!

Unser Visualisierungs-Viewer übersetzt unübersichtliche XML-Dateien (sowohl im UN/CEFACT CII- als auch im OASIS UBL-Format) sowie eingebettete XML-Daten aus ZUGFeRD-PDFs in Sekundenschnelle in ein übersichtliches, strukturiertes Dokument.

• Absender- & Empfängerprofile: Firmenname, vollständige Anschrift, USt-IdNr., Steuernummer, Handelsregisternummer und elektronische Adresse (Peppol Endpoint ID) auf einen Blick.
• Zahlung & Bankverbindung: Eine hervorgehobene Karte zeigt Ihnen sofort IBAN, BIC, Kontoinhaber, Zahlungsart und den offiziellen Verwendungszweck für Ihre Banking-Software.
• Übersichtliche Rechnungspositionen: Artikelbezeichnung, interne Artikelnummern (Art.-Nr.), GTIN/EAN-Codes sowie Leistungsbeschreibungen sind klar strukturiert. Mengeneinheiten werden verständlich in Klartext übersetzt (z. B. Jahre, Stück, Stunden) anstelle kryptischer UNECE-Kürzel.
• Präzise Summen & Steueraufschlüsselung: Sämtliche Steuersätze, Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge werden exakt berechnet. Die großzügige Summenbox trennt Netto, MwSt., Zu-/Abschläge, bereits geleistete Anzahlungen und den fälligen Zahlbetrag übersichtlich voneinander.

Für Steuerberater, Buchhalter und alle, die es genau wissen wollen: Unterhalb des visualisierten Belegs finden Sie den neuen EN 16931 E-Rechnungs-Inspektor.

• Standardmäßig zugeklappt: Der Inspektor stört nicht im normalen Lesealltag, steht aber mit einem Klick sofort zur Verfügung.
• Alle Business Terms (BT-Codes): Von den Rechnungsdaten (BG-1) über Käuferreferenzen (BT-10) bis hin zu Positionspreisen (BT-146) werden je nach Beleg rund 50 semantische Felder normiert aufgeführt.
• XML-Elemente per Mouseover: Wenn Sie mit der Maus über das BT-Kürzel fahren, zeigt Ihnen ein Tooltip das genaue XML-Element (ram:... oder cbc:...) an.
• Echtzeit-Suchfilter: Mit dem integrierten Suchfeld filtern Sie die Tabelle in Sekundenschnelle nach beliebigen Begriffen, Beträgen, BT-Codes oder Gruppen.

Die GoBD schreiben vor, dass elektronische Rechnungen im unveränderten Originalformat aufbewahrt werden müssen. Ein reines PDF oder ein Ausdruck auf Papier erfüllt bei reinen XRechnungen nicht die gesetzlichen Anforderungen.

Mit XSatz erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben spielend:

1. Revisionssicherer Cloud-Speicher: Alle Originaldateien werden sicher auf Hetzner-Servern in Deutschland gespeichert.
2. Kryptografischer Integritätsnachweis: Jeder Beleg erhält beim Upload einen eindeutigen digitalen SHA-256-Fingerabdruck, der unveränderbar mit dem Beleg verknüpft und direkt im Dashboard angezeigt wird.
3. Jederzeit griffbereit: Über den Button „Original herunterladen“ exportieren Sie die unveränderte XML- bzw. PDF-Datei jederzeit für Betriebsprüfungen oder Ihren Steuerberater.

Ein häufiges Risiko im Buchhaltungsalltag: Rechnungen treffen per E-Mail und Posteinwurf ein und werden versehentlich doppelt gebucht oder bezahlt.

XSatz gleicht eingehende Belege automatisch ab anhand von:
* Absender-Identifikation (USt-IdNr., Steuernummer oder Name)
* Rechnungsnummer
* Digitalem Belegfingerabdruck

Wurde ein Beleg bereits früher erfasst, weist Sie ein deutlicher Hinweis im Dashboard sofort auf die bestehende Rechnung und das ursprüngliche Erfassungsdatum hin.

Über den Sidebar-Menüpunkt „Eingangsrechnungen“ behalten Sie alle empfangenen Dokumente zentral im Blick:

• Vollständige Belegliste: Alle Eingänge sortiert nach Datum, Absender und Rechnungsnummer.
• Format-Badges: Erkennen Sie sofort, ob ein Beleg als CII, UBL oder ZUGFeRD eingegangen ist.
• Filterung & Status: Verfolgen Sie den Status Ihrer Eingangsbelege und laden Sie Originale mit einem Klick herunter.

1. Beleg hochladen – Ziehen Sie Ihre empfangene XML- oder PDF-Rechnung per Drag & Drop in den Bereich „Eingangsrechnungen".
2. Prüfen & Details einsehen – Kontrollieren Sie Absender, IBAN, Positionen und bei Bedarf alle Detailfelder im zugeklappten EN 16931 Inspektor.
3. Revisionssicher speichern – Mit einem Klick auf „In XSatz speichern" ist Ihr Beleg GoBD-konform archiviert.

Nutzen Sie bereits unseren kostenlosen, öffentlichen E-Rechnungs-Validator? Wir haben beide Welten eng miteinander verknüpft:

Wenn Sie eine Rechnung auf unserer öffentlichen Prüfseite testen, sehen Sie sofort die strukturierte Vorschau. Über einen Direkt-Button können Sie das geprüfte Dokument ohne erneuten Upload sofort in Ihr persönliches XSatz-Dashboard übernehmen und revisionssicher archivieren.

Erstellen Sie jetzt kostenlos Ihren Account und profitieren Sie von kinderleichter Rechnungsstellung:

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