E-Rechnungen visualisieren & archivieren: Der neue Posteingang ist da!

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen. Doch wer schon einmal eine E-Rechnung im XML-Format (wie eine reine XRechnung) geöffnet hat, weiß: Für das menschliche Auge sind diese Dateien eine unlesbare Ansammlung von Tags und Codezeilen.

Bei XSatz glauben wir, dass Technologie Ihnen Arbeit abnehmen sollte, anstatt neue Hürden aufzubauen. Deshalb freuen wir uns, Ihnen heute unser neuestes Feature vorzustellen: Die E-Rechnungs-Visualisierung und -Archivierung im XSatz-Dashboard!

Unser neuer Visualisierungs-Viewer übersetzt unübersichtliche XML-Strukturen (sowohl im UBL- als auch im CII-Format) sowie eingebettete XMLs aus ZUGFeRD-PDFs in Sekundenschnelle in ein wunderschönes, strukturiertes Dokument.

• Strukturierte Übersicht: Absenderdaten, Empfängerdaten, Rechnungsmetadaten (wie Fälligkeit, Rechnungsnummer und Leistungszeiträume) und Zahlungsbedingungen übersichtlich auf einen Blick.
• Übersetzte Mengeneinheiten: Statt kryptischer UNECE-Codes wie C62 oder HUR zeigt Ihnen unser System verständliche Bezeichnungen wie Stück (C62) oder Stunden (HUR).
• Präzise Steueraufschlüsselung: Netto- und Bruttobeträge sowie die Umsatzsteuersätze werden exakt aufgeschlüsselt dargestellt.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) schreiben vor, dass E-Rechnungen im elektronischen Originalformat unveränderbar archiviert werden müssen. Ein einfacher Ausdruck auf Papier reicht nicht mehr aus.

Mit XSatz archivieren Sie gesetzeskonform:

1. Revisionssicherer Speicher: Alle Originaldateien werden sicher auf unserem performanten Cloud-Speicher von Hetzner in Deutschland gespeichert.
2. Schutz vor nachträglicher Veränderung: Beim Hochladen sichern wir das Originaldokument mit einem digitalen Fingerabdruck. So ist unveränderbar sichergestellt und nachweisbar, dass Ihre Belege im Nachhinein nicht manipuliert werden können.
3. Immer griffbereit: Sie können das Original jederzeit mit einem Klick herunterladen.

Ein häufiges Problem in der Buchhaltung: Rechnungen werden versehentlich doppelt hochgeladen oder bezahlt. XSatz schützt Sie davor.

Unser System vergleicht eingehende Dokumente automatisch anhand von:
* Absender-Identifikationsdaten (USt-IdNr. oder Steuernummer)
* Rechnungsnummer
* Inhaltlichen Merkmalen des Belegs

Sollte eine E-Rechnung bereits in Ihrem System existieren, warnt Sie das Dashboard sofort vor einer möglichen Dublette und zeigt Ihnen das Erstellungsdatum des bereits vorhandenen Belegs an.

Um Ihre empfangenen E-Rechnungen perfekt zu organisieren, haben wir die Sidebar Ihres Dashboards um den Menüpunkt „Eingänge“ erweitert.

Hier behalten Sie stets die volle Kontrolle:
* Paginierte & sortierte Übersicht: Alle Belege übersichtlich aufgelistet, sortiert nach ID und Eingangsdatum.
* Format- & Status-Indikatoren: Sehen Sie auf einen Blick, ob es sich um ein CII-, UBL- oder ZUGFeRD-Dokument handelt und ob Warnungen vorliegen.
* Direkter Download: Das unveränderte Originaldokument kann jederzeit mit nur einem Klick heruntergeladen werden.

Der Prozess ist komplett auf Schnelligkeit und Benutzerfreundlichkeit optimiert:

1. Datei hochladen: Ziehen Sie Ihre XML-Rechnung oder das ZUGFeRD-PDF einfach per Drag & Drop in den Upload-Bereich oder wählen Sie sie manuell aus.
2. Echtzeit-Analyse & Dubletten-Check: XSatz prüft die Datei im Hintergrund auf mathematische Konsistenz, validiert die Pflichtangaben und gleicht sie mit bereits vorhandenen Rechnungen ab.
3. Visualisierung & Speichern: Sie sehen sofort die strukturierte, menschenlesbare Ansicht mit allen Steuersätzen und Mengeneinheiten. Ein Klick genügt, um das Dokument revisionssicher in Ihrem Archiv abzulegen.

Nutzen Sie bereits unseren kostenlosen, öffentlichen E-Rechnungs-Validator? Wir haben die beiden Welten nun eng miteinander verknüpft!

Wenn Sie eine Rechnung auf unserer öffentlichen Seite prüfen, zeigt Ihnen der Validator direkt an, wie die Daten kaufmännisch visualisiert aussehen. Über einen smarten Button können Sie sich direkt in Ihr XSatz-Dashboard einloggen, um das validierte Dokument direkt in Ihren Belegeingang zu übernehmen und revisionssicher zu speichern. Kein doppelter Download, kein manueller Übertrag.

Erstellen Sie jetzt kostenlos Ihren Account und profitieren Sie von einer vollautomatischen E-Rechnungs-Visualisierung und gesetzeskonformen Archivierung:

• 👁️ Visualisierung von XRechnung (UBL/CII) & ZUGFeRD-PDFs in Sekundenschnelle
• 🔒 Revisionssichere Archivierung auf sicherem Cloud-Speicher (in Deutschland)
• 🛡️ Schutz vor Doppelzahlungen durch automatische Dubletten-Erkennung
• 🔗 Direkte Verknüpfung mit dem öffentlichen E-Rechnungs-Validator

Jetzt kostenlos starten →

Fragen oder Feedback zur neuen Funktion? Wir freuen uns auf Ihre E-Mail: kontakt@xsatz.de