Warum Handwerksbetriebe keine komplizierte Büro-Software brauchen#
Ob Elektroinstallation, SHK, Tischlerei, Malerbetrieb, Metallbau oder Gebäudeservice: Im Handwerk wird das Geld beim Kunden vor Ort verdient – nicht am Schreibtisch. Trotzdem stellt die gesetzliche E-Rechnungspflicht viele Betriebe vor neue Hürden:
- Kommunen, Schulen und Ämter verlangen bei öffentlichen Aufträgen zwingend eine fehlerfreie XRechnung mit Leitweg-ID.
- Gewerbliche Auftraggeber und Hausverwaltungen fordern strukturierte ZUGFeRD-Rechnungen statt einfacher Papier- oder Word-Belege.
- Baustoffhändler und Lieferanten schicken Eingangsrechnungen zunehmend als elektronische XML-Dateien.
Mit XSatz meistern Sie all diese Anforderungen ohne teure Schulungen und ohne überladene Branchensoftware – direkt im Browser am PC, Laptop oder Tablet.
📌 Handwerks-Büroalltag: Vorher vs. Mit XSatz#
| Typische Aufgabe im Betrieb | Früher mit Word, Excel oder Papier | Heute mit XSatz |
|---|---|---|
| Angebot für Kunden schreiben | Altes Dokument kopieren, Preise manuell mit dem Taschenrechner nachrechnen. | In Minuten erstellt: Positionen aus dem Katalog wählen, automatische Netto-/MwSt-Berechnung. |
| Angebot nach Auftrag abrechnen | Alle Positionen noch einmal komplett neu in die Rechnung abtippen. | 1-Klick-Umwandlung: Aus dem angenommenen Angebot wird sofort die fertige Rechnung. |
| Auftrag für Stadt oder Behörde | XRechnung wird im Portal wegen fehlender Pflichtfelder (BT-10, BT-84) abgelehnt. |
Garantiert EN 16931-konform: Leitweg-ID einmalig am Kunden speichern, fertige XRechnung herunterladen (Anleitung lesen). |
| Rechnung korrigieren | Alte Datei überschreiben – Risiko bei der Betriebsprüfung durch das Finanzamt. | 100 % GoBD-sicher: Gesetzeskonforme Stornorechnung auf Knopfdruck erstellen. |
| Unterlagen für den Steuerberater | Pendelordner packen oder Belege einzeln per E-Mail zusammensuchen. | DATEV-Export & Kanzlei-Zugang: Ihr Steuerberater ruft alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen digital ab. |
🚀 Die wichtigsten Funktionen für Handwerk & Baugewerbe#
1. Arbeitswerte, Materialien & Anfahrtspauschalen im Katalog speichern#
Legen Sie Ihre Standardpositionen wie „Facharbeiterstunde“, „Meisterstunde“, „An- und Abfahrtspauschale“ oder gängige Ersatzteile einmalig im Produkt- und Leistungskatalog an. Beim Schreiben eines Angebots oder einer Rechnung tippen Sie nur noch die ersten Buchstaben ein, und XSatz übernimmt Bezeichnung, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz vollautomatisch.
2. Öffentliche Aufträge sicher abrechnen: XRechnung & Leitweg-ID#
Arbeiten Sie für Ihre Gemeinde, eine Schule, ein Krankenhaus oder eine Landesbehörde? In XSatz hinterlegen Sie die Leitweg-ID direkt beim Kunden. XSatz prüft automatisch, ob Ihre Bankverbindung (BT-84), Steuernummer (BT-31/BT-32) und Kontaktdaten vollständig sind, sodass Ihre XRechnung im Behördenportal ohne Rückfragen akzeptiert und schnell ausgezahlt wird.
3. Großhändler-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung) prüfen und archivieren#
Immer mehr Großhändler stellen auf E-Rechnungen um. Im Bereich „Rechnungseingang“ (ab dem Solo-Tarif) laden Sie erhaltene XML- und ZUGFeRD-Dateien einfach per Drag-and-Drop hoch: XSatz prüft die Rechnung mathematisch auf den Cent genau, zeigt alle Positionen übersichtlich an und archiviert den Beleg GoBD-konform.
⚡ In 3 Schritten zur fertigen Handwerker-Rechnung#
- Firmendaten & Logo hinterlegen – Tragen Sie Ihre Betriebsdaten, Handwerksrolle/Registernummer, IBAN und Ihr Firmenlogo in XSatz ein.
- Kunden & Leistungen auswählen – Erstellen Sie ein Angebot oder direkt eine Rechnung mit Ihren gespeicherten Stunden- und Materialpositionen.
- Als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung versenden – Laden Sie das fertige Dokument herunter oder senden Sie es direkt per E-Mail an Ihren Auftraggeber.