Warum klassische Mandanten-Belege Ihre Kanzlei wertvolle Zeit kosten#
Jede Steuerkanzlei kennt das Problem beim Monats- oder Quartalsabschluss: Kleine Mandanten, Solo-Selbstständige und Handwerksbetriebe schreiben ihre Rechnungen noch immer in Word oder Excel – oder sind mit riesigen, überladenen Buchhaltungsportalen völlig überfordert und buchen dort selbstständig auf falsche Konten.
XSatz schließt genau diese Lücke zwischen Word-Chaos und komplexer Buchhaltungssoftware: Ihre Mandanten konzentrieren sich rein auf das schnelle, fehlerfreie Schreiben von Angeboten und E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung), während Ihre Kanzlei sauber strukturierte, GoBD-konforme Daten für DATEV erhält.
📌 Vorher vs. Mit XSatz: Der Unterschied beim Monatsabschluss#
| Herausforderung im Kanzleialltag | Typisches Mandanten-Chaos (Word / Excel / Komplexe Tools) | Sauberer Workflow mit XSatz |
|---|---|---|
| Pflichtangaben nach § 14 UStG | Fehlende Leistungsdaten, doppelte Rechnungsnummern oder vergessene § 19 UStG-Hinweise. | Automatische Pflichtfeldprüfung: Fortlaufende Nummernkreise und normkonforme EN 16931-Validierung vor dem Versand. |
| 1-Cent-Rundungsfehler | Horizontale Zeilenrundung führt zu Abweichungen beim Import in die Kanzleisoftware. | Vertikale Steuerberechnung (BR-CO-17): Mathematisch exakte Summenbildung ohne Rundungsdrift. |
| Nachträgliche Belegänderungen | Mandant überschreibt alte Word-Datei und schickt veränderte Version erneut. | Strikte GoBD-Unveränderbarkeit: Festgeschriebene Rechnungen sind gesperrt; Korrekturen nur per Stornobeleg (Details im Blog). |
| Datenübergabe an DATEV | Mühsames Zusammensuchen einzelner PDFs per E-Mail oder fehlerhafte Selbstbuchungen. | 1-Klick DATEV-Buchungsstapel (SKR03 / SKR04) und direkter Lesezugriff für Ihre Kanzlei. |
| Eingangsrechnungen (XML) | Mandant kann erhaltene XRechnungen nicht öffnen und leitet kryptische Dateien weiter. | Integrierter Rechnungseingang: Visualisiert XRechnung & ZUGFeRD als lesbares Dokument inkl. EN 16931 BT-Inspektor. |
🚀 So funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei#
1. Kinderleichte Bedienung für Ihre Mandanten (ohne Buchhaltungs-Wissen)#
Ihre Mandanten müssen keine Kontenrahmen lernen und keine komplizierten Buchungsmasken bedienen. In XSatz legen sie lediglich Kunden und Leistungen an und erstellen in unter 2 Minuten rechtsgültige ZUGFeRD 2.x PDF/A-3b Rechnungen sowie XRechnungen 3.0.
2. Nahtloser DATEV-Export (Format 700) mit SKR03 & SKR04#
Im Bereich „DATEV-Export“ hinterlegen Sie oder Ihr Mandant einmalig die Beraternummer, Mandantennummer und den gewünschten Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04). Anschließend lässt sich für jeden beliebigen Zeitraum (Monat, Quartal, Jahr) sofort der fertige Buchungsstapel herunterladen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag DATEV-Export für den Buchungsstapel.
3. Eigener Kanzlei-Zugang ohne Mehrkosten#
Über die Benutzerverwaltung kann Ihr Mandant Ihre Kanzlei direkt mit der Rolle „Steuerberater“ einladen (bereits ab dem Solo-Tarif für 7,90 € / Monat inklusive!). Sie loggen sich bequem ein, prüfen alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen und ziehen sich den DATEV-Export genau dann, wenn Sie ihn für die Umsatzsteuer-Voranmeldung benötigen. Alle Details zeigt unser Artikel zum Steuerberater-Zugang.
⚡ In 3 Schritten für Ihre Mandanten eingerichtet#
- Kostenloses Konto anlegen – Ihr Mandant registriert sich in 60 Sekunden auf XSatz und hinterlegt seine Unternehmens- und Steuerdaten.
- Steuerberater einladen & Kontenrahmen wählen – Unter „Team / Benutzer“ lädt der Mandant Ihre Kanzlei-E-Mail ein und wählt unter „DATEV-Export“ SKR03 oder SKR04.
- Belege & Buchungsstapel abrufen – Ab sofort erstellt Ihr Mandant normkonforme E-Rechnungen, und Ihre Kanzlei exportiert zum Monatsende mit einem Klick die fertige CSV-Datei.