Schluss mit manuellem Abtippen bei wiederkehrenden Aufträgen#
Wer monatlich Betreuungspauschalen, Wartungsverträge oder regelmäßige Dienstleistungen abrechnet, kennt das Problem: Der Kunde ist derselbe, die Positionen ähneln sich stark, doch bislang musste jede neue Rechnung Zeile für Zeile von Hand eingegeben werden. Leistungsbeschreibungen kopieren, Einzelpreise kontrollieren, Steuersätze und Zahlungsziele neu zuweisen – das kostet jeden Monat wertvolle Zeit, in der Sie sich lieber um Ihre eigentliche Arbeit kümmern würden.
Mit der neuen 1-Klick-Duplizierung in XSatz gehört dieser Routineaufwand der Vergangenheit an. Ab sofort können Sie jede bestehende Ausgangsrechnung mit nur einem Klick als neuen, eigenständigen Rechnungsentwurf kopieren. Alle Positionen, Zahlungskonditionen und hinterlegten Notizen werden automatisch übernommen – sicher, fehlerfrei und absolut GoBD-konform.
📌 Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick#
| Vorteil | Nutzen im Alltag |
|---|---|
| 1-Klick-Workflow | Vollständige Übernahme aller Daten direkt aus der Rechnungsliste oder Detailansicht. |
| Keine Tippfehler mehr | Artikelnummern, Beschreibungen, Mengen und Einzelpreise stimmen exakt überein. |
| GoBD-konformer Entwurf | Keine doppelte Belegnummer: Die neue Rechnung startet als Entwurf mit frischem Datum. |
| Volle Flexibilität | Alle übernommenen Positionen und Beträge können vor dem Versand beliebig angepasst werden. |
| Automatisches Zahlungsziel | Fälligkeitsdatum wird anhand Ihrer hinterlegten Zahlungsbedingungen neu kalkuliert. |
🚀 So funktioniert die 1-Klick-Duplizierung#
Wir haben die Funktion so nahtlos in Ihren Arbeitsablauf integriert, dass Sie ohne Umwege und ohne zusätzliche Klicks direkt loslegen können. Sie haben zwei bequeme Wege, eine Rechnung zu duplizieren:
1. Aus der Rechnungsdetailansicht duplizieren#
Wenn Sie eine Rechnung bereits geöffnet haben – beispielsweise nach einer Rückfrage des Kunden oder beim Monatsabschluss –, finden Sie in der Aktionsleiste direkt neben den Optionen zum Drucken und Versenden den neuen Button „Rechnung duplizieren“:
Ein Klick genügt, und XSatz öffnet das Rechnungsformular mit allen Daten der Vorlage. Sie erhalten sofort einen visuellen Hinweis, aus welcher Ursprungsrechnung die Positionen übernommen wurden, und können Details direkt verfeinern.
2. Direkt aus der Rechnungsübersicht starten#
Möchten Sie mehrere Rechnungen zu Monatsbeginn nacheinander anstoßen? Dafür müssen Sie die Rechnungen nicht einmal einzeln öffnen. In Ihrer Rechnungsliste steht Ihnen in der Aktionsspalte am rechten Zeilenrand ein neues Kopier-Symbol zur Verfügung:
Klicken Sie einfach auf das Duplizier-Symbol in der Zeile der gewünschten Rechnung, und das vorbereitete Formular steht sofort bereit.
3. GoBD-sicher: Frischer Entwurf ohne Belegnummer-Konflikte#
Beim Duplizieren von Rechnungen ist saubere Buchhaltung oberstes Gebot. Das deutsche Steuerrecht verbietet das einfache Kopieren von Belegnummern oder festgeschriebenen Belegen. XSatz sorgt im Hintergrund dafür, dass alle Vorschriften der GoBD (§ 14 UStG) automatisch eingehalten werden:
- Keine alte Rechnungsnummer: Die duplizierte Rechnung erhält erst dann eine fortlaufende Nummer aus Ihrem offiziellen Nummernkreis, wenn Sie sie final festschreiben und versenden.
- Tagesaktuelles Belegdatum: Das Rechnungsdatum wird automatisch auf den heutigen Tag gesetzt.
- Neu berechnetes Fälligkeitsdatum: Anhand Ihrer Zahlungsziel-Einstellungen (z. B. 14 oder 30 Tage) wird das Fälligkeitsdatum neu kalkuliert.
- Verworfene Zahlungs- und Stornodaten: Status, bisherige Zahlungsvermerke oder Stornoinformationen der Ursprungsrechnung werden selbstverständlich nicht übernommen.
🎯 Typische Praxisfälle für die Duplizierung#
Die Funktion eignet sich für verschiedenste Anforderungen im Alltag von Selbstständigen und kleinen Unternehmen:
- Monatliche Retainer & Betreuungspauschalen: IT-Dienstleister, Berater oder Agenturen, die wiederkehrende monatliche Leistungen abrechnen, erzeugen die Folgerechnung in wenigen Sekunden.
- Standardisierte Leistungspakete: Wenn Sie für verschiedene Kunden ähnliche Projekte oder Handwerksleistungen abrechnen, nutzen Sie eine gut ausgearbeitete Vorlage als Basis und passen lediglich den Empfänger oder Mengen an.
- Wiederkehrende Wartungsverträge: Verträge mit quartalsweiser oder halbjährlicher Abrechnung lassen sich sofort reaktivieren, ohne dass man die Konditionen mühsam zusammensuchen muss.
⚡ In 3 Schritten eine Rechnung duplizieren#
- Rechnung auswählen – Öffnen Sie die Rechnungsliste im Dashboard oder gehen Sie direkt in eine bestehende Rechnung.
- Auf „Rechnung duplizieren“ klicken – Wählen Sie den Button in der Toolbar oder das Kopier-Icon in der Tabelle.
- Prüfen, anpassen & fertigstellen – Passen Sie bei Bedarf Mengen, Notizen oder Positionen an und speichern bzw. versenden Sie die neue Rechnung.
📦 Verfügbarkeit im Solo- & Business-Tarif#
Die 1-Klick-Duplizierung ist ab sofort fester Bestandteil unserer kostenpflichtigen Tarife (Solo, Business und Enterprise).
Nutzer unseres kostenlosen Free-Tarifs sehen die Duplizieren-Aktion mit einer dezenten Kennzeichnung in der Oberfläche. Mit einem Klick erhalten Sie eine Übersicht der vielen Produktivitätsvorteile ab dem Solo-Tarif und können Ihren Account jederzeit unkompliziert upgraden.
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Fragen oder Feedback zur neuen Funktion? Schreiben Sie uns gern an kontakt@xsatz.de.