Gemeinsam produktiver: Die neue Team-Verwaltung#
Rechnungsstellung, Angebotserstellung und Belegverwaltung sind in wachsenden Unternehmen selten eine Aufgabe für nur eine Person. Ob Mitarbeiter Rechnungen schreiben, Angebote vorbereiten oder den Posteingang prüfen – ein sicherer und unkomplizierter Zugang für mehrere Personen spart im Geschäftsalltag wertvolle Zeit.
Mit dem neuen Update führen wir die Team- & Mehrbenutzer-Verwaltung in XSatz ein. Ab sofort können Sie Kollegen direkt zu Ihrem Firmenprofil einladen und gemeinsam an Rechnungen, Angeboten und Kundenakten arbeiten.
📌 Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick#
| Vorteil | Nutzen im Alltag |
|---|---|
| Zusammenarbeit im Team | Mitarbeiter erstellen Angebote & Rechnungen direkt in Ihrem Firmenkontext. |
| Sichere Einladungen per E-Mail | Neue Mitglieder werden über einen sicheren Link in Sekunden hinzugefügt – kein Passwort-Sharing nötig. |
| Übersichtliche Rollenvergabe | Inhaber behalten die volle Kontrolle, Mitarbeiter erhalten genau die Rechte, die sie brauchen. |
| Multi-Firma-Support | Verwalten Sie mehrere Unternehmen mit einem einzigen Account und wechseln Sie per Klick. |
🚀 Die neuen Funktionen im Detail#
1. Die Seite „Team & Benutzer": Alle Mitglieder auf einen Blick#
Im Dashboard finden Sie unter „Einstellungen → Team" die neue Team-Übersicht. Hier behalten Sie den vollen Überblick:
- Aktive Mitglieder: Übersicht aller Personen mit Name, E-Mail-Adresse, Rollen-Badge und Beitrittsdatum.
- Benutzer-Limit im Blick: Ein praktischer Zähler oben rechts (z. B. „2 / 3 belegt") zeigt Ihnen transparent die verfügbaren Plätze Ihres Tarifs.
- Ausstehende Einladungen: Behalten Sie offene Einladungen im Auge und widerrufen Sie diese bei Bedarf mit einem Klick.
2. Klare Rollen für maximale Sicherheit#
XSatz bietet ein durchdachtes Rollensystem, das Aufgaben klar trennt:
- 👑 Inhaber – Hat vollen Zugriff auf alle Firmeneinstellungen, Tarife, Rechnungen und die Mitgliederverwaltung. Kann neue Mitglieder und Steuerberater einladen oder entfernen.
- 👤 Mitarbeiter – Kann Rechnungen, Angebote, Kunden und Produkte erstellen und bearbeiten, hat jedoch keinen Zugriff auf Firmenstammdaten oder Tarifänderungen.
- 💼 Steuerberater – Spezieller Lese- und Exportzugang für die Kanzlei (Rechnungsdownloads & DATEV-Export), ohne Schreib- oder Löschrechte.
3. Nahtloser Wechsel zwischen mehreren Firmen#
Gehören Sie mehreren Unternehmen an – zum Beispiel als Inhaber mehrerer Firmen oder als externer Partner? Mit XSatz müssen Sie sich nicht mehr ab- und wieder anmelden.
- In der Dashboard-Sidebar steht Ihnen jederzeit der Link „Wechseln" zur Verfügung.
- In der Firmenübersicht sehen Sie alle zugeordneten Unternehmen inklusive Tarif und Ihrer jeweiligen Rolle und wechseln mit nur einem Klick.
⚡ In 3 Schritten Teammitglieder einladen#
- Team-Seite öffnen – Navigieren Sie im Dashboard unter Einstellungen zu „Team".
- Mitarbeiter einladen – Klicken Sie oben rechts auf „Benutzer einladen", tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen ein und senden Sie die Einladung ab.
- Beitritt bestätigen – Der Eingeladene klickt auf den Link in der E-Mail, loggt sich mit seinem XSatz-Account ein (oder registriert sich neu) und tritt sofort Ihrem Team bei.
📦 Verfügbarkeit je nach Tarif#
| Tarif | Enthaltene Team-Benutzer | Team-Funktion |
|---|---|---|
| Free | 1 (Inhaber) | Upgrade-Hinweis sichtbar |
| Solo | 1 (Inhaber) | Upgrade-Hinweis sichtbar |
| Business | Bis zu 3 Teammitglieder | ✅ Vollständig freigeschaltet |
Tipp: Für Steuerberater steht sowohl im Solo- als auch im Business-Tarif zusätzlich ein separater Steuerberater-Slot zur Verfügung, der keinen regulären Team-Platz belegt.
Häufig gestellte Fragen#
Können eingeladene Mitarbeiter die Firmeneinstellungen oder Tarife ändern?
Nein. Nur Inhaber haben Zugriff auf Firmeneinstellungen, Tarifverwaltung und die Teamverwaltung. Mitarbeiter können ausschließlich Rechnungen, Angebote, Kunden und Produkte bearbeiten.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter bereits ein XSatz-Konto hat?
Der Mitarbeiter loggt sich einfach mit seinem bestehenden Konto ein und wird automatisch dem neuen Unternehmen zugeordnet. Ein zweiter Account ist nicht nötig.
Kann ich Teammitglieder wieder entfernen?
Ja. Als Inhaber können Sie in der Mitgliederliste jederzeit Teammitglieder über den Button „Entfernen" aus Ihrem Firmenprofil entfernen. Der frei gewordene Platz kann sofort für ein neues Mitglied genutzt werden.
Sie haben noch keinen XSatz Account?#
Erstellen Sie jetzt kostenlos Ihren Account und profitieren Sie von kinderleichter Rechnungsstellung:
- 📝 E-Rechnungen erstellen (XRechnung & ZUGFeRD) – Pflicht ab 2025!
- 📧 Rechnungen verwalten und Status in Echtzeit tracken
- 👥 Intuitive Kundenverwaltung & Produktkatalog
- 🔒 DSGVO-konform & GoBD-sicher auf deutschen Servern
Fragen oder Feedback zur neuen Funktion? Schreiben Sie uns gern an kontakt@xsatz.de.