ZUGFeRD oder XRechnung? Welches Format ist das richtige für Ihr Unternehmen?#
Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland begegnen Selbstständigen, Handwerkern und kleinen Unternehmen ständig zwei Begriffe: ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind nach § 14 UStG zu 100 % gesetzeskonform – doch im praktischen Arbeitsalltag unterscheiden sie sich grundlegend.
Während die XRechnung aus einer reinen, für das menschliche Auge kaum lesbaren XML-Code-Datei besteht, kombiniert ZUGFeRD ein gewohntes PDF-Dokument mit unsichtbar eingebetteten XML-Daten. Mit XSatz müssen Sie sich nicht kompliziert für ein System entscheiden: Sie erstellen und prüfen beide Standards auf Knopfdruck.
📌 Der direkte Vergleich: ZUGFeRD 2.x vs. XRechnung 3.0#
| Merkmal | ZUGFeRD 2.x (Factur-X) | XRechnung 3.0 | Klassisches PDF (Alt) |
|---|---|---|---|
| Dateiformat | Hybrides Format: PDF/A-3b mit eingebetteter XML-Datei (factur-x.xml). |
Reine XML-Datei (Syntax: UN/CEFACT CII oder OASIS UBL). | Reine Bild-/Textdatei ohne strukturierte XML-Daten. |
| Lesbarkeit für Menschen | Ja, sofort: Öffnet sich in jedem PDF-Reader wie ein normales Rechnungsdokument. | Nein: Ohne speziellen Viewer oder Validator ist nur Quellcode sichtbar. | Ja: Für Menschen lesbar, aber für Software nicht eindeutig auslesbar. |
| Automatisierte Buchhaltung | 100 % möglich: Buchhaltungsprogramme lesen das eingebettete XML vollautomatisch aus. | 100 % möglich: Direktes Einlesen ohne manuelle Datenerfassung. | Nein: Erfordert fehleranfällige Texterkennung (OCR) oder Abtippen. |
| Typischer Empfängerkreis | B2B & B2C: Ideal für den gesamten Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und mit Privatkunden. | B2G & B2B: Zwingend bei Behörden (Bund, Länder, Kommunen) sowie voll zugelassen im B2B-Geschäftsverkehr (insb. bei Konzernen & ERP-Systemen). | Nur noch für Privatkunden (B2C), Kleinbeträge bis 250 € oder in Übergangsfristen zulässig. |
Leitweg-ID / Käuferreferenz (BT-10) |
Optional (nur erforderlich, falls an Behörden adressiert). | Pflichtfeld (BR-DE-15): Bei Behörden die Leitweg-ID, im B2B-Bereich die Bestellnummer, Kostenstelle oder Kundenreferenz. |
Nicht strukturiert vorhanden. |
| Rechtsstatus ab 2025/2027 | Vollwertige E-Rechnung gemäß EN 16931 & § 14 UStG. | Vollwertige E-Rechnung gemäß EN 16931 & § 14 UStG. | Gilt gesetzlich als „sonstige Rechnung“, nicht mehr als E-Rechnung. |
🚀 Wann benötigen Sie welches Format in der Praxis?#
Die Wahl des richtigen Formats richtet sich in der Praxis immer nach Ihrem Rechnungsempfänger:
1. ZUGFeRD: Der Allrounder für Firmenkunden (B2B) und Privatkunden#
Im täglichen Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) wissen Sie oft nicht im Voraus, ob Ihr Kunde bereits eine hochmoderne Buchhaltungssoftware einsetzt oder seine Rechnungen noch klassisch im PDF-Reader prüft.
Hier spielt ZUGFeRD seine größte Stärke aus:
- Ein Dokument für alle: Der Geschäftsführer Ihres Kunden kann das PDF wie gewohnt am Bildschirm öffnen, prüfen und freigeben.
- Perfekt für den Steuerberater: Gleichzeitig liest das Buchhaltungssystem oder DATEV die unsichtbar im PDF/A-3 eingebetteten XML-Strukturdaten auf den Cent genau aus.
- Eigenes Design & Logo: Ihre Rechnung behält Ihr professionelles Briefpapier, Ihr Firmenlogo und Ihr gewähltes Farbschema.
2. XRechnung: Pflicht bei Behörden (B2G) – und voll zugelassen im B2B-Verkehr#
Sobald Sie Leistungen für ein Bundesministerium, eine Landesbehörde, eine Stadtverwaltung, eine Universität oder einen öffentlichen Betrieb abrechnen, ist die XRechnung gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Aber auch im B2B-Bereich ist die XRechnung nach § 14 UStG zu 100 % als E-Rechnung anerkannt – viele größere Konzerne und Industriekunden bevorzugen sie sogar für den vollautomatischen Import in ihre ERP-Systeme (wie SAP).
Rechnungseingangsportale und Validatoren verlangen bei einer XRechnung zwingend:
- Eine reine XML-Datei nach dem XRechnung-Standard (CII oder UBL).
- Die Angabe des Pflichtfelds BT-10 (Käuferreferenz): Bei Behörden (B2G) tragen Sie hier die Leitweg-ID ein; bei privaten Unternehmen (B2B) eine Bestellnummer, Kostenstelle oder den Ansprechpartner.
- Vollständige Verkäufer-Kontaktdaten (BT-41 bis BT-43) sowie eine gültige Bankverbindung (BT-84).
3. Beides auf Knopfdruck: Wie XSatz Ihnen die Entscheidung abnimmt#
In vielen großen Buchhaltungsprogrammen müssen Sie sich durch komplexe Export-Einstellungen kämpfen. In XSatz ist die hybride Pipeline bereits fest eingebaut:
- Jedes PDF, das Sie in XSatz herunterladen oder per E-Mail versenden, ist automatisch ein valides ZUGFeRD-Dokument (PDF/A-3b mit eingebettetem EN 16931-XML).
- Benötigt Ihr Auftraggeber eine reine XRechnung, laden Sie zu derselben Rechnung mit einem Klick die fertige XML-Datei herunter.
- Erhalten Sie selbst eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei von einem Lieferanten, können Sie diese jederzeit kostenlos in unserem E-Rechnung Validator prüfen oder im Dashboard unter „Rechnungseingang“ visuell lesbar machen.
⚡ In 3 Schritten zur fertigen ZUGFeRD- oder XRechnung#
- Kunden & Rechnungsdaten eingeben – Wählen Sie im Dashboard Ihren Kunden aus (bei Behörden inklusive „Leitweg-ID“) und tragen Sie Ihre Rechnungspositionen ein.
- Rechnung festschreiben – Klicken Sie auf „Speichern“ bzw. schreiben Sie die Rechnung GoBD-konform fest. XSatz berechnet alle Summen und Steuern automatisch nach der EU-Vorgabe (vertikale Berechnung gemäß
BR-CO-17). - Wunschformat herunterladen oder senden – Laden Sie das hybride ZUGFeRD-PDF oder die XRechnung-XML herunter oder versenden Sie die Rechnung direkt per E-Mail.
Häufig gestellte Fragen#
Kann mein Kunde eine ZUGFeRD-Rechnung mit dem normalen Adobe Acrobat Reader öffnen?
Ja, problemlos! Eine ZUGFeRD-Datei ist eine vollwertige PDF-Datei. Im Büroklammern-Menü (Anhänge) eines PDF-Readers sieht man zusätzlich die eingebettete XML-Datei, die von Buchhaltungsprogrammen automatisch ausgelesen wird.
Was passiert, wenn ich eine reine XRechnung (.xml) bekomme und sie nicht lesen kann?
Laden Sie die XML-Datei einfach in unseren kostenlosen XSatz E-Rechnung Validator hoch, um die Gültigkeit sofort zu prüfen, oder nutzen Sie im Solo- und Business-Tarif den Bereich „Rechnungseingang“, der jede kryptische XML-Datei sofort in eine übersichtliche Rechnungsansicht inklusive EN 16931 Business-Terms-Inspektor verwandelt.
Kostet die Erstellung von ZUGFeRD oder XRechnung bei XSatz extra?
Nein! Im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern sind sowohl ZUGFeRD 2.x als auch XRechnung 3.0 bei XSatz in allen Tarifen – auch im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif (bis zu 5 Rechnungen/Monat) – ohne Aufpreis enthalten. Alle Details finden Sie in unserer Tarifübersicht.
Sie haben noch keinen XSatz Account?#
Erstellen Sie jetzt kostenlos Ihren Account und profitieren Sie von kinderleichter Rechnungsstellung:
- 📝 E-Rechnungen erstellen (XRechnung & ZUGFeRD) – Pflicht ab 2025!
- 📧 Rechnungen verwalten und Status in Echtzeit tracken
- 👥 Intuitive Kundenverwaltung & Produktkatalog
- 🔒 DSGVO-konform & GoBD-sicher auf deutschen Servern
Fragen oder Feedback zur neuen Funktion? Schreiben Sie uns gern an kontakt@xsatz.de.