Zahlungserinnerung und Mahnung erstellen: Neu in XSatz

Eine Rechnung ist geschrieben, das Zahlungsziel verstrichen, aber auf dem Konto ist nichts angekommen. Viele Selbstständige schieben das Nachfassen dann vor sich her: Man muss eine Vorlage suchen, Rechnungsnummer, Datum und Betrag abtippen, sich eine Frist überlegen und das Schreiben anschließend irgendwo ablegen. Und spätestens bei der zweiten Mahnung weiß niemand mehr genau, wann die erste verschickt wurde.

Mit dem neuen Mahnwesen erledigen Sie das direkt an der Rechnung in XSatz. Sie erstellen in wenigen Sekunden eine Zahlungserinnerung, eine 1. Mahnung oder eine letzte Mahnung als PDF, mit Ihrem Briefkopf, allen Rechnungsdaten und einem GiroCode über den offenen Betrag. Die Rechnungsübersicht zeigt Ihnen außerdem, bei welchen Rechnungen jetzt eine Mahnung fällig ist und wo noch eine Frist läuft.

Mahnen können Sie jede finalisierte Rechnung, die noch nicht bezahlt ist und einen offenen Betrag hat. Auf der Rechnungsseite sehen Sie dafür immer eine Schaltfläche mit der nächsten Stufe, zum Beispiel „Zahlungserinnerung erstellen“ oder „1. Mahnung erstellen“. Darunter steht ein kurzer Hinweis, wo Sie im Mahnprozess gerade stehen:

• Zahlungsziel noch nicht erreicht: Die Schaltfläche ist ausgegraut, der Hinweis nennt das Datum, ab dem Sie mahnen können.
• Zahlungsziel überschritten: Die Schaltfläche ist hervorgehoben, der Hinweis nennt den nächsten Schritt.
• Frist läuft: Sie haben bereits gemahnt und die neue Frist ist noch nicht abgelaufen. Der Hinweis zeigt, bis wann die Frist läuft und ab wann der nächste Schritt sinnvoll ist.
• Letzte Mahnung abgelaufen: XSatz weist Sie darauf hin, dass als Nächstes Schritte wie ein Inkassounternehmen oder ein gerichtliches Mahnverfahren in Frage kommen.

Für Entwürfe, bezahlte und stornierte Rechnungen sowie für Stornorechnungen gibt es keine Mahnung.

In der Liste Ihrer Rechnungen sehen Sie ohne Klick, wo Handlungsbedarf besteht:

• „Zahlungserinnerung fällig“ (bzw. „1. Mahnung fällig“, „Letzte Mahnung fällig“) als gelbe Markierung, wenn die nächste Stufe dran ist. Ein Klick führt direkt zur Rechnung.
• „1. Mahnung · Frist bis 24.11.2026“, solange Ihr Kunde nach einer Mahnung noch Zeit zum Zahlen hat.
• „Letzte Mahnung abgelaufen“, wenn auch die letzte Frist verstrichen ist.

So arbeiten Sie Ihre offenen Posten der Reihe nach ab, statt jede Rechnung einzeln zu öffnen.

Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet einen Dialog, der das Schreiben so zeigt, wie es später im PDF steht: Kundenadresse, Datum, Rechnungsbezug, Text, Forderungsaufstellung und Grußformel. Die Felder, die Sie anpassen können, sind gelb markiert und stehen genau an der Stelle, an der sie im Brief erscheinen:

• Mahnstufe: Wechseln Sie die Stufe, passen sich Überschrift, Einleitungstext und die vorgeschlagenen Werte sofort an.
• Persönliche Notiz: optional ein eigener Satz an Ihren Kunden, etwa ein Hinweis auf ein vereinbartes Telefonat.
• Mahngebühr: Die Gesamtforderung rechnet sich während der Eingabe neu.
• Neue Zahlungsfrist: direkt im Satz „Bitte zahlen Sie den Betrag von … bis spätestens …“.

Mit „PDF erstellen“ wird die Mahnung gespeichert.

Jede Stufe hat einen eigenen, sachlichen Text, der von freundlich zu bestimmt wechselt:

• Zahlungserinnerung: ein höflicher Hinweis, dass die Rechnung fällig war. Vorschlag: neue Frist von 7 Tagen, keine Gebühr.
• 1. Mahnung: Bezug auf die vorherige Zahlungserinnerung. Vorschlag: 7 Tage Frist, 5 € Mahngebühr.
• Letzte Mahnung: zusätzlich der Hinweis, dass Sie sich weitere Schritte wie ein Inkassounternehmen oder ein gerichtliches Mahnverfahren vorbehalten. Vorschlag: 5 Tage Frist, 10 € Mahngebühr.

Alle Vorschläge können Sie im Dialog ändern. Sie müssen die Stufen auch nicht der Reihe nach durchlaufen: Wenn Sie bei einem Kunden direkt mit der 1. Mahnung beginnen möchten, wählen Sie diese einfach aus.

Die Mahnung erscheint als Geschäftsbrief nach DIN 5008, mit Ihrem Logo, Ihrer Absenderzeile und der Fußzeile mit Bankverbindung wie bei Ihren Rechnungen. Sie passt in einen Fensterumschlag, falls Sie sie per Post verschicken.

Die Forderungsaufstellung zeigt Rechnungsbetrag, bereits gezahlte Beträge, den offenen Betrag, die Mahngebühr und die Gesamtforderung. Die Mahngebühr ist als Schadensersatz gekennzeichnet und wird ohne Umsatzsteuer ausgewiesen.

Neben der Grußformel steht ein GiroCode über die Gesamtforderung. Ihr Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App, und Empfänger, IBAN, Betrag und Rechnungsnummer als Verwendungszweck sind ausgefüllt. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zum GiroCode auf Rechnungen.

Unter der Rechnung finden Sie den neuen Bereich „Mahnungen“ mit allen bisherigen Schreiben, jeweils mit Datum, Gesamtforderung und Frist. Über „PDF“ öffnen Sie das Schreiben, über „Per E-Mail senden“ schickt XSatz es an Ihre eigene E-Mail-Adresse.

Die E-Mail ist so aufgebaut, dass Sie sie nur noch weiterleiten müssen:

• Oben ein Hinweis nur für Sie mit der hinterlegten E-Mail-Adresse Ihres Kunden, die Sie direkt als Empfänger übernehmen können.
• Darunter der fertige Text an Ihren Kunden mit Rechnungsnummer, Gesamtbetrag und neuer Frist, unterschrieben mit Ihrem Namen und Ihrer Firma.
• Im Anhang die Mahnung, die Originalrechnung und bei E-Rechnungen zusätzlich die XML-Datei.

Sie löschen den Hinweis, tragen die Adresse ein und senden ab. Weil die Mail aus Ihrem eigenen Postfach kommt, antwortet Ihr Kunde auch direkt Ihnen.

Eine Mahnung ist ein eigenes Schreiben. Ihre Rechnung, deren archiviertes PDF und die E-Rechnung bleiben so, wie Ihr Kunde sie erhalten hat, ganz im Sinne der GoBD. Auch eine erstellte Mahnung lässt sich nachträglich nicht mehr ändern oder löschen. So können Sie jederzeit belegen, wann Sie welchen Betrag mit welcher Frist angemahnt haben.

1. Fällige Rechnung finden – Öffnen Sie „Rechnungen“ und achten Sie auf die gelbe Markierung „Zahlungserinnerung fällig“.
2. Mahnung anlegen – Klicken Sie auf der Rechnung auf „Zahlungserinnerung erstellen“ (bzw. die angezeigte Stufe).
3. Schreiben prüfen – Passen Sie im Dialog bei Bedarf Gebühr, Frist und Notiz an und klicken Sie auf „PDF erstellen“.
4. Versenden – Klicken Sie unter „Mahnungen“ auf „Per E-Mail senden“ und leiten Sie die E-Mail an Ihren Kunden weiter. Alternativ laden Sie das PDF herunter und verschicken es per Post.

Zuerst freundlich erinnern. Oft ist eine Rechnung einfach untergegangen. Eine Zahlungserinnerung ohne Gebühr hält die Kundenbeziehung freundlich und führt in vielen Fällen schon zur Zahlung.

Klare Fristen setzen. Ein konkretes Datum („bis zum 24.11.2026“) wirkt verbindlicher als „innerhalb von 7 Tagen“. XSatz setzt deshalb immer ein Datum ein.

Mahngebühren mit Augenmaß. Als Mahngebühr können Sie grundsätzlich nur die tatsächlichen Kosten der Mahnung verlangen, etwa für Porto und Material. Gerichte erkennen pauschale Gebühren häufig nur in Höhe weniger Euro an. Die vorgeschlagenen Beträge können Sie jederzeit anpassen oder auf 0 setzen. Im Zweifel klären Sie die Höhe mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsberatung.

Zahlungseingang erfassen. Sobald Ihr Kunde gezahlt hat, markieren Sie die Rechnung als bezahlt. Dann verschwindet auch der Mahnhinweis aus der Übersicht.

Das Mahnwesen steht in den Tarifen Solo und Business zur Verfügung. Im Free-Tarif sehen Sie in der Übersicht und auf der Rechnung ebenfalls, wann eine Mahnung fällig ist, und können jederzeit ein Upgrade durchführen, um Mahnungen zu erstellen.

Verschickt XSatz Mahnungen automatisch?
Nein. Sie entscheiden bei jeder Rechnung selbst, ob und wann Sie mahnen. XSatz zeigt Ihnen, wann eine Mahnung fällig ist, und erstellt das Schreiben, verschickt es aber nicht ungefragt an Ihre Kunden.

Wird meine Rechnung durch eine Mahnung verändert?
Nein. Die Mahnung ist ein eigenes PDF. Die Rechnung und die E-Rechnung bleiben unverändert archiviert.

Kann ich eine Mahnung nachträglich korrigieren oder löschen?
Nein. Wie Rechnungen sind erstellte Mahnungen unveränderlich, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt. Wenn Sie sich vertan haben, erstellen Sie einfach ein neues Schreiben mit den richtigen Angaben.

Was passiert, wenn mein Kunde bereits einen Teil bezahlt hat?
Erfassen Sie die Zahlung an der Rechnung über „Zahlung erfassen“. Die Mahnung weist alle erfassten Zahlungen, also Anzahlungen und spätere Teilzahlungen, als „Bereits gezahlt“ aus und fordert nur den offenen Restbetrag plus Mahngebühr an. Auch der GiroCode enthält genau diesen Betrag.

Kann ich Verzugszinsen oder die 40-Euro-Pauschale berechnen?
Noch nicht. Verzugszinsen und die Verzugspauschale für Geschäftskunden stehen auf unserer Liste für die nächsten Ausbaustufen.

Erstellen Sie jetzt kostenlos Ihren Account und profitieren Sie von kinderleichter Rechnungsstellung:

• 📝 E-Rechnungen erstellen (XRechnung & ZUGFeRD) – Pflicht ab 2025!
• 📧 Rechnungen verwalten und Status in Echtzeit tracken
• 👥 Intuitive Kundenverwaltung & Produktkatalog
• 🔒 DSGVO-konform & GoBD-sicher auf deutschen Servern

Jetzt kostenlos starten →

Fragen oder Feedback zur neuen Funktion? Schreiben Sie uns gern an kontakt@xsatz.de.